Wenn die Sommerferien zum Projektengpass werden
Sommerzeit bedeutet für viele Mitarbeitende eine wohlverdiente Erholung. In Schweizer KMU und sozialen Organisationen bringt die Ferienzeit allerdings auch organisatorische Herausforderungen mit sich.
Während ein Teil des Teams abwesend ist, müssen die verbleibenden Mitarbeitenden den laufenden Betrieb sicherstellen. Kundenanfragen, administrative Aufgaben und unvorhergesehene Probleme verschwinden schliesslich nicht, nur weil gerade Sommerferien sind.
Im Gegenteil: Die Arbeit verteilt sich auf weniger Schultern.
Wichtige Entwicklungsprojekte und strategische Vorhaben geraten dadurch schnell in den Hintergrund. Was vor den Ferien noch gut geplant war, bleibt plötzlich liegen.
Ich nenne dieses Phänomen die Sommer-Falle.
Warum gerade im August die Jahresziele ins Wanken geraten
Anfang August ist bereits mehr als die Hälfte des Geschäftsjahres vergangen. Für viele Organisationen beginnt damit eine kritische Phase.
Die Sommerferien reduzieren vorübergehend die verfügbaren personellen Ressourcen. Gleichzeitig rücken die verbleibenden Monate des Jahres zunehmend in den Fokus.
Typische Situationen sind beispielsweise:
- Eine geplante Softwareeinführung verzögert sich, weil wichtige Ansprechpersonen abwesend sind.
- Die Überarbeitung interner Prozesse bleibt liegen, weil das Team die Ferienvertretungen sicherstellen muss.
- Ein Organisationsentwicklungsprojekt wartet seit Wochen auf die nächsten Umsetzungsschritte.
- Die Vorbereitung eines Audits oder einer Zertifizierung wird immer wieder verschoben.
- Strategische Jahresziele geraten unter Druck, obwohl die dafür notwendigen Projekte längst hätten starten sollen.
Das Problem liegt dabei häufig nicht an mangelndem Engagement.
Die verfügbaren Kapazitäten reichen schlicht nicht aus, um gleichzeitig den laufenden Betrieb sicherzustellen und zusätzliche Projekte konsequent voranzutreiben.
Ein ähnlicher Mechanismus zeigt sich auch ausserhalb der Ferienzeit. Im Beitrag Das Nebenbei-Projekt: Warum interne Projekte nicht vorwärtskommen beschreibe ich, weshalb wichtige Vorhaben scheitern können, wenn dafür keine realistischen Zeitressourcen vorgesehen sind.
Der eigentliche Projektrückstand entsteht oft schleichend
Ein Projekt muss nicht offiziell gestoppt werden, damit es in Rückstand gerät.
Manchmal reicht es bereits, wenn Sitzungen verschoben, Entscheidungen vertagt oder vereinbarte Arbeitsschritte nicht abgeschlossen werden.
Aus einer Woche Verzögerung werden zwei oder drei. Nach den Sommerferien kommen zunächst die aufgelaufenen E-Mails, dringende Kundenanliegen und liegen gebliebenen Aufgaben hinzu.
Bis sich alle wieder vollständig auf das Projekt konzentrieren können, ist möglicherweise bereits September.
Besonders kritisch wird diese Situation, wenn mehrere Vorhaben voneinander abhängig sind. Verzögert sich ein wichtiger Arbeitsschritt, geraten auch nachfolgende Termine unter Druck.
Deshalb lohnt es sich, einen drohenden Projektrückstand möglichst frühzeitig zu erkennen, statt auf die vollständige Rückkehr aller Mitarbeitenden zu warten.
Vier Massnahmen gegen die Sommer-Falle
Nicht jeder saisonale Engpass lässt sich vermeiden. Mit einer bewussten Projektplanung können Führungskräfte aber verhindern, dass die Sommerferien automatisch zu monatelangen Verzögerungen führen.
1. Kritische Projekte frühzeitig identifizieren
Welche Vorhaben müssen trotz Ferienzeit weiterlaufen? Welche Projekte können bewusst pausieren, ohne dass daraus grössere Nachteile entstehen?
Eine klare Unterscheidung verhindert, dass sämtliche Aufgaben gleichzeitig als dringend gelten.
2. Stellvertretungen und Entscheidungswege klären
Oft stehen Projekte nicht wegen fehlender Arbeitszeit still, sondern weil eine wichtige Entscheidungsperson abwesend ist.
Deshalb sollte vor den Ferien feststehen, wer Entscheidungen vorbereiten oder innerhalb definierter Kompetenzen treffen darf.
3. Realistische Kapazitäten einplanen
Ferienabwesenheiten lassen sich in den meisten Fällen lange im Voraus berücksichtigen.
Trotzdem werden Projektpläne manchmal erstellt, als stünde das gesamte Team während zwölf Monaten uneingeschränkt zur Verfügung.
Eine realistische Planung berücksichtigt Ferien, Stellvertretungen, operative Verpflichtungen und weitere Belastungsspitzen.
4. Zusätzliche Unterstützung gezielt einsetzen
Wenn ein wichtiges Projekt trotz reduzierter interner Kapazitäten weiterlaufen muss, kann eine externe Projektunterstützung sinnvoll sein.
Entscheidend ist, dass die zusätzliche Unterstützung einen klar abgegrenzten Auftrag erhält und nicht selbst zum zusätzlichen Koordinationsaufwand für das Team wird.
Externe Projektunterstützung schafft Freiraum im Tagesgeschäft
Gerade während der Sommerferien kann externe Unterstützung einen besonderen Vorteil bieten: Eine externe Projektperson ist nicht automatisch durch die internen Ferienvertretungen und aufgelaufenen Routineaufgaben gebunden.
Sie kann sich gezielt auf ein definiertes Vorhaben konzentrieren.
Das bedeutet allerdings nicht, dass externe Projektarbeit vollständig unabhängig von der Organisation funktioniert. Notwendige Informationen, fachliche Ansprechpersonen und wichtige Entscheidungen müssen weiterhin verfügbar sein.
Mit einer guten Vorbereitung lassen sich diese Abhängigkeiten jedoch reduzieren.
Mit ZIELGERADE | Projekte unterstütze ich Schweizer KMU und soziale Organisationen beispielsweise bei der Koordination laufender Projekte, der strukturierten Bearbeitung offener Aufgaben oder der eigenständigen Umsetzung klar definierter Vorhaben.
Die Unterstützung kann dabei zeitlich begrenzt und auf den tatsächlichen Bedarf ausgerichtet sein.
Manchmal braucht es kein zusätzliches Grossprojekt, sondern lediglich ausreichend Kapazität, um vorhandene Aufgaben konsequent abzuschliessen.
Wie sich auch kleinere organisatorische Rückstände gezielt abbauen lassen, zeige ich im Beitrag Der ewige Pendenzen-Stau: Wie kleine Aufgaben dein KMU ausbremsen.
Nach den Sommerferien: Jetzt die verbleibenden Jahresziele überprüfen
Spätestens gegen Ende der Sommerferien lohnt sich für Führungskräfte eine ehrliche Bestandsaufnahme.
Welche Projekte liegen hinter dem ursprünglichen Zeitplan? Welche Ziele sind bis Ende Jahr noch realistisch erreichbar? Und welche Ressourcen stehen für die Umsetzung tatsächlich zur Verfügung?
Statt sämtliche Rückstände mit zusätzlichem Druck aufholen zu wollen, ist eine klare Priorisierung sinnvoll.
Für die anschliessende Planung bietet sich ein strukturierter Blick auf die verbleibenden Monate an. Im Beitrag Jahresendspurt 2026: Projekte priorisieren und Engpässe vermeiden findest du dazu konkrete Fragen und eine einfache Methode zur Projektpriorisierung.
Denn zusätzliche Hektik nach den Ferien schafft noch keine zusätzlichen Kapazitäten.
Projekte sollten nicht von der Ferienzeit abhängig sein
Die Sommerferien sind planbar. Dass sie jedes Jahr zu organisatorischen Engpässen führen können, ist deshalb keine Überraschung.
Umso wichtiger ist es, frühzeitig zu entscheiden, welche Projekte weiterlaufen müssen, wer dafür verantwortlich ist und welche Ressourcen tatsächlich zur Verfügung stehen.
Gute Projektplanung berücksichtigt nicht nur Aufgaben und Termine, sondern auch die Realität des Arbeitsalltags.
Liegt in deiner Organisation ein wichtiges Vorhaben auf Eis, weil intern gerade die notwendigen Kapazitäten fehlen?
Schreib mir gerne für einen unverbindlichen Austausch. Gemeinsam prüfen wir, wie ZIELGERADE | Projekte dich gezielt entlasten und dein Vorhaben wieder voranbringen kann.
