Die unsichtbare Last kleiner Aufgaben
Im Führungsalltag von Schweizer KMU und sozialen Organisationen richtet sich der Fokus häufig auf grosse, strategische Vorhaben.
Doch manchmal sind es nicht die grossen Projekte, die den Arbeitsalltag erschweren. Es sind die vielen kleinen organisatorischen Aufgaben, die seit Wochen oder Monaten liegen bleiben.
Alle kennen die Probleme. Alle wissen, dass sie irgendwann gelöst werden sollten. Doch niemand verfügt neben dem laufenden Tagesgeschäft über genügend Zeit, um sie konsequent anzugehen.
So entsteht ein Pendenzen-Stau, der die Organisation schleichend belastet.
Typische Pendenzen im Arbeitsalltag
Die Beispiele sind vielfältig:
- Eine wichtige Audit-Vorbereitung wird immer wieder verschoben.
- Die Dateiablage in Microsoft 365 ist über Jahre unübersichtlich geworden. Mitarbeitende verbringen unnötig viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten.
- Verbesserungsmassnahmen aus dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) bleiben unbearbeitet.
- Eine interne Vorlage müsste dringend überarbeitet werden, doch niemand übernimmt die Umsetzung.
- Wiederkehrende administrative Abläufe verursachen unnötige Doppelspurigkeiten.
Jede einzelne Aufgabe erscheint überschaubar. In der Summe können sie jedoch wertvolle Arbeitszeit binden und die Motivation im Team beeinträchtigen.
Besonders problematisch ist, dass sich die Organisation irgendwann an diese Ineffizienzen gewöhnt.
Warum kleine Aufgaben oft besonders lange liegen bleiben
Grössere Projekte erhalten meistens einen offiziellen Auftrag, ein Budget und eine verantwortliche Person.
Bei kleineren organisatorischen Verbesserungen sieht das häufig anders aus.
Sie sind wichtig, aber selten so dringend, dass sie Vorrang vor dem Tagesgeschäft erhalten. Deshalb werden sie auf ruhigere Phasen verschoben, die möglicherweise nie eintreten.
Das hat nicht unbedingt mit fehlender Motivation zu tun. Oft fehlen schlicht die notwendigen Kapazitäten.
Ein ähnliches Problem beschreibe ich im Beitrag Das Nebenbei-Projekt: Warum interne Projekte nicht vorwärtskommen. Dort geht es um grössere interne Vorhaben, denen trotz hoher Erwartungen keine ausreichenden Ressourcen zugeteilt werden.
Beim Pendenzen-Stau liegt die Herausforderung dagegen häufig in der Vielzahl kleiner, ungeklärter Aufgaben.
Welche Pendenzen solltest du zuerst angehen?
Nicht jede offene Aufgabe benötigt sofort ein eigenes Projekt.
Hilfreich ist eine einfache Bewertung anhand von drei Fragen:
1. Wie häufig verursacht die Pendenz zusätzlichen Aufwand?
Ein Problem, das täglich mehrere Mitarbeitende betrifft, kann wichtiger sein als eine einmalige Unannehmlichkeit.
2. Welche Folgen hat es, wenn die Aufgabe weiterhin liegen bleibt?
Dabei geht es nicht nur um Kosten, sondern auch um Qualitätsrisiken, gesetzliche Anforderungen oder vermeidbare Belastungen für Mitarbeitende.
3. Wie aufwendig wäre eine nachhaltige Lösung?
Manche Aufgaben lassen sich mit wenigen gezielten Arbeitsschritten abschliessen. Andere benötigen zunächst eine genauere Analyse.
Aus diesen Fragen entsteht eine erste Priorisierung. Besonders interessant sind Aufgaben mit spürbarem Nutzen und überschaubarem Umsetzungsaufwand.
Wichtig ist, nicht einfach die längste Pendenzenliste abzuarbeiten, sondern die Aufgaben mit der grössten Wirkung gezielt zu erledigen.
Manchmal reichen 20 Stunden Projektunterstützung
Um solche Probleme zu lösen, braucht es nicht immer ein umfangreiches Beratungsmandat oder ein grosses Projektbudget.
Manchmal fehlen intern lediglich 20 oder 40 Stunden konzentrierte Projektarbeit, um eine längst überfällige Aufgabe endlich abzuschliessen.
Beispielsweise für die Strukturierung einer Dokumentenablage, die Vorbereitung eines Audits oder die Umsetzung konkreter Verbesserungsmassnahmen.
Natürlich hängt der tatsächliche Aufwand von der Ausgangslage ab. Die genannten Stunden sind Beispiele und keine pauschalen Leistungsversprechen.
Entscheidend ist, dass ein überschaubarer Auftrag klar definiert und anschliessend konsequent umgesetzt wird.
Gezielte Projektunterstützung durch die ZIELGERADE AG
Genau bei solchen operativen Herausforderungen unterstütze ich mit meiner ZIELGERADE AG Schweizer KMU und soziale Organisationen.
Ich übernehme die vereinbarte Projektarbeit, strukturiere offene Aufgaben, koordiniere die notwendigen Schritte und begleite die Umsetzung bis zum definierten Ergebnis.
Dabei arbeite ich mit den verantwortlichen Personen zusammen und achte darauf, dass die Lösungen im bestehenden Arbeitsalltag tatsächlich funktionieren.
So muss dein Team nicht zusätzlich zu seinen regulären Aufgaben ein weiteres internes Projekt stemmen.
Kleine Projekte können eine grosse Wirkung entfalten
Nicht jede organisatorische Verbesserung ist spektakulär. Manchmal besteht der grösste Fortschritt darin, eine seit Monaten aufgeschobene Aufgabe endlich sauber abzuschliessen.
Eine übersichtliche Dokumentenablage, ein vereinfachter Prozess oder eine abgeschlossene Verbesserungsmassnahme können den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.
Externe Projektunterstützung muss nicht kompliziert sein. Manchmal braucht es einfach jemanden, der eine Aufgabe anpackt und zuverlässig zu Ende bringt.
Welche organisatorische Pendenz schiebt dein Team schon seit Monaten vor sich her?
Schreib mir gerne eine Nachricht und lass uns unverbindlich besprechen, wie ich dich bei der Umsetzung unterstützen kann.
