Die berechtigte Frage aus der Praxis
Vor Kurzem wurde ich in einem Gespräch genau das gefragt:
«Müssen wir interne Vorhaben nicht komplett selbst umsetzen, damit sie am Ende wirklich zu unserem Unternehmen passen?»
Diese Überlegung ist absolut berechtigt.
Schliesslich kennen die eigenen Mitarbeitenden die Abläufe, Herausforderungen und Besonderheiten ihrer Organisation am besten. Sie verfügen über Fachwissen, kennen die Unternehmenskultur und wissen, welche Lösungen im Arbeitsalltag tatsächlich funktionieren.
Gerade in Schweizer KMU und sozialen Organisationen ist dieses interne Wissen von grossem Wert.
Doch bedeutet das automatisch, dass auch die gesamte Projektplanung, Koordination und Umsetzung intern erfolgen muss?
Aus meiner Sicht nicht.
Warum interne Projekte häufig an ihre Grenzen stossen
Ein neues Verwaltungssystem soll eingeführt, ein interner Prozess modernisiert oder eine organisatorische Veränderung umgesetzt werden.
Die notwendige Fachkompetenz ist vorhanden. Die Mitarbeitenden wissen, was verbessert werden müsste, und haben möglicherweise bereits konkrete Vorstellungen.
Was häufig fehlt, ist die Zeit für eine strukturierte Umsetzung.
Denn neben dem Projekt läuft das Tagesgeschäft unverändert weiter. Kunden und Klienten benötigen Betreuung, Mitarbeitende müssen geführt und operative Aufgaben zuverlässig erledigt werden.
Die zusätzliche Projektorganisation lässt sich nicht einfach nebenbei bewältigen.
Das führt zu einer schwierigen Situation: Die Menschen mit dem grössten Fachwissen haben häufig am wenigsten freie Kapazität, um das Projekt selbst voranzutreiben.
Warum solche Vorhaben dadurch ins Stocken geraten, beschreibe ich auch im Beitrag Das Nebenbei-Projekt: Warum interne Projekte nicht vorwärtskommen.
Internes Fachwissen und externe Projektarbeit sinnvoll verbinden
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob ein Projekt intern oder extern umgesetzt werden soll.
Vielmehr geht es darum, welche Aufgaben zwingend internes Wissen benötigen und welche Projektarbeiten gezielt ausgelagert werden können.
Das interne Team bringt beispielsweise seine Kenntnisse der bestehenden Abläufe, seine fachlichen Anforderungen und seine Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag ein.
Die externe Projektunterstützung übernimmt dagegen klar vereinbarte Umsetzungsaufgaben:
- Den Projektablauf strukturieren und die nächsten Schritte planen.
- Anforderungen und Informationen der beteiligten Personen zusammenführen.
- Arbeitspakete und Termine koordinieren.
- Entscheidungsgrundlagen und erste Lösungsvorschläge ausarbeiten.
- Offene Aufgaben konsequent nachverfolgen.
- Die Einführung und praktische Umsetzung begleiten.
Die Auftraggeberorganisation bestimmt weiterhin die Ziele, Rahmenbedingungen und wesentlichen Entscheidungen.
So bleibt das fachliche Wissen dort, wo es vorhanden ist, während die zeitaufwendige Projektorganisation gezielt entlastet wird.
Ein Praxisbeispiel: Die Einführung einer neuen Software
Stell dir vor, eine soziale Institution möchte ein neues digitales Dokumentationssystem einführen.
Die Fachpersonen wissen genau, welche Informationen dokumentiert werden müssen, welche gesetzlichen und fachlichen Anforderungen gelten und was eine praxistaugliche Lösung leisten sollte.
Dieses Wissen kann eine externe Projektperson nicht einfach ersetzen.
Sie kann jedoch die Anforderungen systematisch erfassen, die Evaluation organisieren, Anbieter koordinieren, den Einführungsplan erstellen und die Umsetzung begleiten.
Für fachliche Fragen werden die richtigen Mitarbeitenden gezielt einbezogen. Sie müssen dadurch nicht gleichzeitig die gesamte Projektorganisation übernehmen.
Das Resultat ist keine beliebige Standardlösung von aussen, sondern eine Lösung, die auf den Anforderungen der Institution basiert.
Entscheidend ist nicht, wer jeden Arbeitsschritt erledigt, sondern ob die richtigen Personen ihre Kompetenzen zum richtigen Zeitpunkt einbringen.
Drei Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Damit dieses Modell funktioniert, braucht es eine klare Grundlage.
1. Ein gemeinsames Zielbild
Zu Beginn muss geklärt werden, welches Ergebnis erreicht werden soll, welche Rahmenbedingungen bestehen und woran der Projekterfolg gemessen wird.
2. Klare Verantwortlichkeiten
Welche Entscheidungen trifft die Geschäftsleitung? Wer liefert die fachlichen Grundlagen? Welche Aufgaben übernimmt der externe Projektpartner selbstständig?
Je eindeutiger diese Rollen geregelt sind, desto weniger Abstimmungsaufwand entsteht später.
3. Gezielte Einbindung des Teams
Die Mitarbeitenden sollten nicht erst dann einbezogen werden, wenn bereits eine fertige Lösung vorliegt.
Gerade ihre praktischen Erfahrungen sind entscheidend, um Anforderungen richtig zu verstehen und Veränderungen erfolgreich einzuführen.
Weshalb eine zu späte Beteiligung wertvolle Ideen verhindern kann, erläutere ich im Beitrag Die Partizipations-Falle: Wenn Hierarchien gute Ideen verhindern.
Wie ich mit der ZIELGERADE AG Projektverantwortung übernehme
Mit meiner ZIELGERADE AG unterstütze ich Schweizer KMU und soziale Organisationen bei der gezielten Umsetzung interner Vorhaben.
Dabei ist mir wichtig, dass externe Projektunterstützung nicht einfach zusätzliche Sitzungen und neue administrative Aufgaben verursacht.
Ich übernehme die vereinbarte operative Projektarbeit, strukturiere die nächsten Schritte und koordiniere die Umsetzung.
Das notwendige Fachwissen hole ich gezielt bei den zuständigen Personen ab. Wesentliche Entscheidungen bleiben bei der Organisation.
So können sich die Mitarbeitenden weiterhin auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne dass wichtige Entwicklungsprojekte liegen bleiben.
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit bedeutet für mich deshalb nicht, möglichst viele Aufgaben aus der Organisation herauszulösen, sondern interne und externe Kompetenzen sinnvoll zu verbinden.
Gute Projekte müssen nicht vollständig intern umgesetzt werden
Interne Vorhaben müssen zur Organisation passen. Daran besteht kein Zweifel.
Dafür müssen aber nicht sämtliche Projektarbeiten von den eigenen Mitarbeitenden erledigt werden.
Wenn Ziele, Verantwortlichkeiten und fachliche Anforderungen klar geregelt sind, kann externe Projektunterstützung einen wertvollen Beitrag leisten.
Deine Organisation behält die inhaltliche Steuerung. Ich kümmere mich um die vereinbarte operative Umsetzung.
So entsteht Entlastung, ohne dass die Besonderheiten deiner Organisation verloren gehen.
Stehst du vor einem internen Projekt und fragst dich, welche Aufgaben du sinnvoll extern vergeben könntest?
Schreib mir gerne eine Nachricht für einen unverbindlichen Austausch. Ich zeige dir gerne, wie eine passende Zusammenarbeit aussehen könnte.
