Warum die beste Idee nicht immer gehört wird
Die besten Lösungen entstehen nicht zwangsläufig dort, wo die höchste Führungsverantwortung liegt. Trotzdem werden wichtige Projekte in Schweizer KMU und sozialen Organisationen häufig bereits weitgehend ausgearbeitet, bevor Mitarbeitende aktiv einbezogen werden.
Die Absicht dahinter ist meistens positiv: Führungskräfte möchten Verantwortung übernehmen, Entscheidungen sorgfältig vorbereiten und ihrem Team ein durchdachtes Konzept präsentieren.
Doch genau diese gut gemeinte Vorbereitung kann unbeabsichtigt verhindern, dass wertvolle Ideen aus der Organisation überhaupt zur Sprache kommen.
Ich bezeichne dieses Phänomen als Partizipations-Falle.
Die Partizipations-Falle beginnt oft mit guter Führung
Stell dir vor, eine soziale Institution möchte ihre interne Dokumentation modernisieren. Die Geschäftsleitung investiert viel Zeit in die Analyse, vergleicht verschiedene Systeme und entwickelt ein detailliertes Einführungskonzept.
Anschliessend wird das Vorhaben dem Team präsentiert.
Die Mitarbeitenden erhalten Gelegenheit, Fragen zu stellen und Rückmeldungen einzubringen. Auf den ersten Blick scheint damit die Partizipation sichergestellt.
Allerdings ist ein wesentlicher Teil des Projekts bereits entschieden.
Die Anforderungen wurden festgelegt, Alternativen eingegrenzt und erste Lösungen ausgewählt. Wer nun eine grundsätzlich andere Vorgehensweise vorschlagen möchte, stellt damit indirekt die bisherige Vorarbeit infrage.
Selbst wenn die Führungskraft ausdrücklich offen für Kritik ist, kann diese Situation eine Hemmschwelle erzeugen.
Die Mitarbeitenden dürfen mitreden, aber der eigentliche Gestaltungsspielraum ist bereits stark eingeschränkt.
Wie Hierarchien die Beteiligung beeinflussen
Hierarchien sind nicht grundsätzlich problematisch. Organisationen brauchen klare Entscheidungswege, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
Trotzdem beeinflussen formelle und informelle Machtverhältnisse, welche Ideen in einem Projekt ausgesprochen werden.
Eine Mitarbeiterin kennt vielleicht einen einfacheren Prozess. Ein Teamleiter sieht ein Risiko, das in der Projektplanung übersehen wurde. Eine Fachperson aus dem operativen Alltag weiss, dass die vorgeschlagene Lösung in der Praxis kaum funktionieren wird.
Doch werden diese Beobachtungen auch offen angesprochen?
Manche Mitarbeitende möchten nicht als kritisch oder schwierig wahrgenommen werden. Andere gehen davon aus, dass die Führungsebene bereits alle Alternativen geprüft hat.
So kann ein scheinbarer Konsens entstehen, obwohl wichtige Perspektiven noch gar nicht eingeflossen sind.
Das Risiko besteht nicht nur darin, dass eine gute Idee verloren geht. Es kann auch dazu führen, dass Projekte später auf Widerstände, zusätzliche Kosten oder aufwendige Korrekturen stossen.
Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen statt fertige Lösungen präsentieren
Der wirksamste Ansatz gegen die Partizipations-Falle besteht darin, die Beteiligung bereits in der frühen Projektphase zu organisieren.
Dabei helfen vier einfache Grundsätze:
1. Zuerst das Problem beschreiben, nicht die Lösung
Statt ein fertiges Konzept vorzustellen, sollte zunächst gemeinsam geklärt werden, welches Problem tatsächlich gelöst werden muss.
Beispielsweise: Welche Schwierigkeiten verursacht die bestehende Dokumentation? Wo entstehen Doppelspurigkeiten? Welche Informationen fehlen im Alltag?
2. Betroffene Mitarbeitende gezielt beteiligen
Nicht alle müssen an jeder Projektsitzung teilnehmen. Entscheidend ist, die Personen einzubeziehen, die relevante Praxiserfahrung, Fachwissen oder Verantwortung mitbringen.
3. Echten Gestaltungsspielraum ermöglichen
Wer zur Mitwirkung eingeladen wird, sollte wissen, welche Fragen noch offen sind und wo bereits verbindliche Rahmenbedingungen bestehen.
Partizipation wird unglaubwürdig, wenn zwar Ideen gesammelt werden, aber keine davon die Entscheidung beeinflussen kann.
4. Entscheidungen und ihre Begründung transparent machen
Nicht jeder Vorschlag kann umgesetzt werden. Wichtig ist jedoch, nachvollziehbar zu erklären, welche Überlegungen zur gewählten Lösung geführt haben.
So entsteht Beteiligung, ohne dass die Entscheidungsverantwortung verwischt.
Partizipation bedeutet nicht, alles gemeinsam entscheiden zu müssen
Ein häufiger Einwand lautet, dass breit abgestützte Projekte zu langsam und kompliziert werden.
Dieses Risiko besteht tatsächlich, wenn Verantwortlichkeiten unklar sind oder Beteiligung mit einem allgemeinen Mitentscheidungsrecht verwechselt wird.
Professionelles Projektmanagement verbindet deshalb zwei Dinge: offene Lösungsentwicklung und klare Entscheidungen.
Die Mitarbeitenden bringen Erfahrungen, Anforderungen und Ideen ein. Die Projektleitung strukturiert den Prozess, bewertet Alternativen und bereitet Entscheidungsgrundlagen vor. Die zuständigen Führungspersonen oder Gremien treffen die notwendigen Beschlüsse.
Gerade im Projektmanagement neben dem laufenden Betrieb ist diese Rollenklarheit wichtig. Weshalb zusätzliche Projektaufgaben sonst schnell zur Überlastung führen, beschreibe ich im Artikel Projektmanagement neben dem Tagesgeschäft: Die Zwei-Hüte-Falle.
Das Ziel ist also nicht möglichst viel Mitbestimmung um jeden Preis, sondern eine frühzeitige, zielgerichtete und wirksame Beteiligung.
Wie externe Projektunterstützung neue Perspektiven eröffnet
In gewachsenen Organisationen sind bestehende Rollen und Entscheidungswege häufig fest verankert. Das ist einerseits hilfreich, kann andererseits aber dazu führen, dass bestimmte Annahmen kaum noch hinterfragt werden.
Hier kann eine externe Projektleitung einen zusätzlichen Mehrwert schaffen.
Als externer Projektpartner bin ich nicht in dieselben internen Hierarchien und Routinen eingebunden. Ich kann unterschiedliche Perspektiven aufnehmen, bestehende Annahmen hinterfragen und auch unbequeme Fragen stellen.
Beispielsweise:
- Ist das eigentliche Problem bereits ausreichend verstanden?
- Wurden die betroffenen Mitarbeitenden früh genug einbezogen?
- Welche Alternativen wurden bisher nicht berücksichtigt?
- Gibt es Einwände, die im bisherigen Projektverlauf zu wenig Raum erhalten haben?
- Wie lässt sich aus den unterschiedlichen Perspektiven eine tragfähige Lösung entwickeln?
Externe Unterstützung ist dabei nicht automatisch neutral. Entscheidend sind ein klarer Auftrag, Transparenz und eine ergebnisoffene Arbeitsweise.
Mit ZIELGERADE | Projekte unterstütze ich Schweizer KMU und soziale Organisationen dabei, solche Prozesse strukturiert zu gestalten und die anschliessende Umsetzung verlässlich voranzubringen.
Auch die verfügbaren internen Ressourcen spielen dabei eine Rolle. Im Beitrag Das Nebenbei-Projekt: Warum interne Projekte nicht vorwärtskommen zeige ich, weshalb gute Ideen allein noch keine erfolgreiche Umsetzung garantieren.
Die beste Lösung braucht nicht die höchste Position
Gute Führung bedeutet nicht, auf jede Frage bereits eine Antwort zu haben.
Vielmehr geht es darum, die richtigen Fragen zu stellen, unterschiedliche Kompetenzen einzubeziehen und auf dieser Grundlage tragfähige Entscheidungen zu treffen.
Wer Mitarbeitende erst dann beteiligt, wenn das Konzept praktisch abgeschlossen ist, verzichtet möglicherweise auf wertvolle Erfahrungen und bessere Lösungsansätze.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, wer die Idee eingebracht hat, sondern welche Lösung für die Organisation tatsächlich am besten funktioniert.
Stehst du vor einem neuen Projekt und möchtest die Erfahrungen und Ideen deines Teams von Anfang an sinnvoll nutzen?
Schreib mir für einen unverbindlichen Austausch. Gemeinsam prüfen wir, wie ZIELGERADE | Projekte dich bei der Vorbereitung und Umsetzung unterstützen kann.
