Warum die Einarbeitung neuer Mitarbeitender oft unnötig aufwendig ist
Neue Mitarbeitende bringen frische Perspektiven, Fachwissen und Motivation in eine Organisation. Gerade in Schweizer KMU und sozialen Organisationen ist ein gelungener Einstieg wichtig, damit neue Teammitglieder ihre Aufgaben möglichst rasch selbstständig und sicher übernehmen können.
In der Praxis gestaltet sich die Einarbeitung allerdings häufig aufwendiger als notwendig.
Abläufe werden mündlich erklärt, wichtige Informationen liegen an unterschiedlichen Orten und viele Fragen können nur von langjährigen Mitarbeitenden beantwortet werden.
Das ist zunächst nicht ungewöhnlich. Schliesslich lässt sich nicht jede Erfahrung in einem Dokument festhalten.
Problematisch wird es jedoch, wenn selbst wiederkehrende Standardaufgaben bei jedem Neueintritt erneut von Grund auf erklärt werden müssen.
Dann hängt die Qualität der Einarbeitung weniger von einem funktionierenden System ab als von der Verfügbarkeit einzelner Personen.
Wenn Onboarding zur zusätzlichen Belastung für das Team wird
Stell dir vor, eine neue Mitarbeiterin beginnt ihre Tätigkeit in einer sozialen Institution.
Sie muss sich mit internen Prozessen, digitalen Anwendungen, Dokumentationsvorgaben und organisatorischen Zuständigkeiten vertraut machen.
Für jede neue Aufgabe erhält sie eine kurze Erklärung von einer erfahrenen Kollegin.
Doch einige Tage später tauchen dieselben Fragen erneut auf. Wo befindet sich die aktuelle Vorlage? Wer muss eine bestimmte Information freigeben? Wie wird ein spezieller Vorgang im Fachsystem dokumentiert?
Die neue Mitarbeiterin fragt nach, weil die Informationen nicht einfach zugänglich sind.
Die erfahrene Kollegin unterbricht dafür regelmässig ihre eigenen Aufgaben.
Beide handeln völlig richtig. Trotzdem entsteht ein unnötiger Aufwand, weil wiederkehrendes Wissen nicht ausreichend strukturiert verfügbar ist.
Ähnliche Situationen finden sich auch in KMU, etwa bei der Einführung neuer Mitarbeitender in die Auftragsbearbeitung, Kundenbetreuung, Administration oder interne Projektabläufe.
Die Folge ist nicht nur eine längere Einarbeitungszeit. Auch das bestehende Team wird stärker beansprucht, als es eigentlich notwendig wäre.
Was eine gute Einarbeitung wirklich braucht
Ein professioneller Onboarding-Prozess besteht aus mehr als einem Einführungstag und einer Liste mit administrativen Aufgaben.
Neue Mitarbeitende müssen schrittweise verstehen, wie ihre Organisation funktioniert, welche Erwartungen bestehen und wie sie ihre Aufgaben selbstständig erfüllen können.
Dabei lassen sich drei Wissensbereiche unterscheiden.
1. Organisatorisches Wissen
Dazu gehören Zuständigkeiten, Kommunikationswege, wichtige Kontakte, interne Regeln und grundlegende administrative Abläufe.
2. Fachliches und prozessbezogenes Wissen
Hier geht es um konkrete Arbeitsanweisungen, eingesetzte Systeme, Qualitätsanforderungen und wiederkehrende Aufgaben.
3. Erfahrungswissen und Organisationskultur
Dieses Wissen entsteht durch Zusammenarbeit, Beobachtung und den Austausch mit erfahrenen Mitarbeitenden. Es lässt sich nicht vollständig dokumentieren und benötigt weiterhin persönliche Begleitung.
Eine wirksame Einarbeitung verbindet deshalb strukturierte Informationen mit bewusst eingeplanten persönlichen Lernphasen.
Das Ziel ist nicht, Gespräche durch Dokumente zu ersetzen, sondern unnötige Wiederholungen zu reduzieren und Zeit für die wirklich wichtigen Fragen zu schaffen.
Fünf Schritte für einen strukturierten Onboarding-Prozess
Die Einführung eines funktionierenden Wissenstransfers muss nicht mit einer umfangreichen Wissensdatenbank beginnen.
Oft lassen sich bereits mit einfachen Massnahmen deutliche Verbesserungen erzielen.
1. Wiederkehrende Fragen und Abläufe identifizieren
Der einfachste Ausgangspunkt ist das bestehende Team.
Welche Fragen stellen neue Mitarbeitende immer wieder? Welche Aufgaben müssen bei jedem Neueintritt erneut ausführlich erklärt werden?
Gerade diese Informationen eignen sich besonders gut für eine standardisierte Aufbereitung.
Eine Liste der häufigsten Fragen kann bereits den ersten Baustein einer internen Wissenssammlung bilden.
2. Die Einarbeitung zeitlich strukturieren
Nicht alle Informationen müssen am ersten Arbeitstag vermittelt werden.
Sinnvoller ist es, die Einführung nach Aufgaben und Lernphasen zu gliedern.
Beispielsweise:
- Vor dem ersten Arbeitstag: Zugangsdaten, organisatorische Informationen und Vorbereitung des Arbeitsplatzes
- Erste Woche: Orientierung, Team, zentrale Abläufe und grundlegende Aufgaben
- Erster Monat: Vertiefung fachlicher Prozesse, selbstständige Bearbeitung erster Aufgaben und regelmässige Rückmeldungen
- Weitere Einarbeitungsphase: Übernahme zusätzlicher Verantwortung, Vertiefung und Überprüfung offener Lernziele
Diese Struktur schafft Orientierung für neue Mitarbeitende und für diejenigen, die sie begleiten.
Die Zeitabschnitte sind Beispiele und müssen an die jeweilige Funktion angepasst werden.
3. Standardwissen einfach zugänglich machen
Wiederkehrende Informationen sollten dort verfügbar sein, wo Mitarbeitende sie im Alltag tatsächlich benötigen.
Dafür kommen unterschiedliche Lösungen infrage:
- Eine zentrale Wissensdatenbank oder ein internes Wiki
- Kurze Prozessbeschreibungen und Checklisten
- Anleitungen mit Bildschirmfotos
- Kurze Lernvideos für digitale Anwendungen
- Eine strukturierte Onboarding-Übersicht mit weiterführenden Links
Entscheidend ist nicht die technische Komplexität der Lösung.
Eine verständliche Anleitung an einem bekannten Ablageort ist häufig hilfreicher als eine umfangreiche Plattform, die niemand konsequent pflegt.
Bei sensiblen Informationen müssen Zugriffsberechtigungen und Datenschutz selbstverständlich berücksichtigt werden.
4. Persönliche Begleitung bewusst einplanen
Nicht jedes Wissen lässt sich schriftlich vermitteln.
Gerade bei anspruchsvollen fachlichen Aufgaben, im direkten Kontakt mit Menschen oder bei komplexen Entscheidungen bleibt die Begleitung durch erfahrene Mitarbeitende unverzichtbar.
Ein strukturiertes Onboarding schafft dafür Freiraum.
Wenn neue Mitarbeitende administrative Standardfragen selbstständig klären können, bleibt mehr Zeit für fachliche Reflexion, Rückmeldungen und den Aufbau eines gemeinsamen Verständnisses.
Das persönliche Gespräch gewinnt dadurch an Qualität.
5. Die Einarbeitung laufend verbessern
Ein Onboarding-Prozess sollte nach jedem Neueintritt überprüft werden.
Welche Informationen haben gefehlt? Welche Anleitungen waren unverständlich? Wo mussten Mitarbeitende mehrfach nachfragen?
Neue Teammitglieder können solche Lücken besonders gut erkennen, weil sie die gewachsenen Abläufe noch nicht als selbstverständlich betrachten.
Ihre Rückmeldungen sind deshalb eine wertvolle Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung.
Wie lässt sich der Nutzen einer strukturierten Einarbeitung beurteilen?
Nicht jede Verbesserung muss mit einer komplexen Kennzahl gemessen werden.
Bereits einfache Beobachtungen können zeigen, ob der Wissenstransfer funktioniert.
Beispielsweise:
- Wie lange dauert es, bis neue Mitarbeitende definierte Standardaufgaben selbstständig erledigen können?
- Welche Fragen werden trotz vorhandener Unterlagen wiederholt gestellt?
- Wie viel Zeit benötigt das bestehende Team für wiederkehrende Erklärungen?
- Wie beurteilen neue Mitarbeitende die Verständlichkeit und Verfügbarkeit der Informationen?
- Werden bestehende Anleitungen tatsächlich genutzt und aktualisiert?
Es geht dabei nicht darum, die Einarbeitung möglichst stark zu verkürzen.
Entscheidend ist, dass neue Mitarbeitende in angemessener Zeit die notwendige Handlungssicherheit entwickeln und gleichzeitig das bestehende Team entlastet wird.
Gerade bei verantwortungsvollen Tätigkeiten darf Geschwindigkeit nicht auf Kosten der fachlichen Qualität gehen.
Wissenstransfer und Wissenssicherung gehören zusammen
Eine gute Einarbeitungsstruktur hat noch einen weiteren Vorteil: Sie macht sichtbar, welches Wissen in einer Organisation bereits dokumentiert ist und welches ausschliesslich bei einzelnen Personen liegt.
Damit berührt Onboarding auch das übergeordnete Thema Wissenssicherung.
Die beiden Aufgaben sollten jedoch unterschieden werden.
Beim Onboarding steht die Frage im Mittelpunkt, wie neue Mitarbeitende die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten erwerben.
Bei der Wissenssicherung geht es darum, wichtige Informationen und Erfahrungen für die Organisation langfristig verfügbar zu halten – auch wenn einzelne Schlüsselpersonen ausfallen oder das Unternehmen verlassen.
Welche besonderen Risiken durch solche Abhängigkeiten entstehen, beschreibe ich ausführlicher im Beitrag Wissensinseln im Unternehmen: Kritisches Spezialwissen sichern.
Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess kann einen wichtigen Beitrag zur Wissenssicherung leisten. Er ersetzt aber nicht die gezielte Dokumentation kritischen Spezialwissens.
Warum gute Onboarding-Ideen häufig nicht umgesetzt werden
In vielen Organisationen ist längst bekannt, dass die Einarbeitung verbessert werden könnte.
Das Team weiss, welche Anleitungen fehlen. Die Führung erkennt die wiederkehrenden Unterbrechungen. Vielleicht existieren sogar bereits erste Konzepte für eine zentrale Wissenssammlung.
Trotzdem bleibt die Umsetzung liegen.
Denn die notwendigen Informationen müssen zusammengetragen, Prozesse beschrieben, Verantwortlichkeiten geklärt und geeignete Lösungen eingerichtet werden.
Diese Arbeit erfordert Zeit, die im laufenden Betrieb häufig fehlt.
Das Problem ist damit nicht zwingend fehlendes Wissen, sondern fehlende Kapazität für die strukturierte Umsetzung.
Wie solche zusätzlichen Vorhaben im Tagesgeschäft ins Stocken geraten, erläutere ich auch im Beitrag Das Nebenbei-Projekt: Warum interne Projekte nicht vorwärtskommen.
Wie die ZIELGERADE AG beim Aufbau eines funktionierenden Wissenstransfers unterstützt
Mit meiner ZIELGERADE AG unterstütze ich Schweizer KMU und soziale Organisationen dabei, ihre Einarbeitungs- und Wissensstrukturen gezielt weiterzuentwickeln.
Dabei steht nicht die Einführung eines bestimmten Softwareprodukts im Mittelpunkt.
Zuerst kläre ich gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitenden, wie die Einarbeitung heute funktioniert, wo unnötiger Aufwand entsteht und welche Informationen besonders häufig benötigt werden.
Anschliessend unterstütze ich bei der strukturierten Umsetzung geeigneter Verbesserungen.
Dazu können beispielsweise die Entwicklung eines nachvollziehbaren Onboarding-Ablaufs, die Dokumentation wiederkehrender Prozesse, die Einführung einer Wissensdatenbank oder die Erstellung digitaler Lerninhalte gehören.
Die fachlichen Inhalte stammen dabei aus deiner Organisation. Ich übernehme die vereinbarte Projektarbeit, strukturiere den Prozess und unterstütze die praktische Einführung.
So entsteht keine zusätzliche Dokumentation um ihrer selbst willen, sondern eine Lösung, die im Arbeitsalltag tatsächlich verwendet werden kann.
Gute Einarbeitung ist eine Investition in die gesamte Organisation
Ein professioneller Wissenstransfer erleichtert nicht nur den Einstieg neuer Mitarbeitender.
Er reduziert unnötige Rückfragen, schafft Klarheit über Zuständigkeiten und macht wiederkehrende Informationen unabhängig von einzelnen Personen zugänglich.
Das bestehende Team wird entlastet, während neue Mitarbeitende schrittweise Sicherheit in ihren Aufgaben gewinnen.
Dafür braucht es nicht zwingend ein grosses Digitalisierungsprojekt.
Häufig beginnt eine wirksame Verbesserung bereits damit, die wichtigsten wiederkehrenden Fragen zu sammeln, vorhandenes Wissen verständlich aufzubereiten und einen klaren Einarbeitungsablauf zu definieren.
Die entscheidende Frage lautet deshalb: Wie viel Zeit investiert dein Team heute in Erklärungen, die mit einer guten Struktur nur einmal erarbeitet werden müssten?
Möchtest du den Wissenstransfer und die Einarbeitung in deiner Organisation gezielt verbessern?
Schreib mir gerne für einen unverbindlichen Austausch. Ich unterstütze dich dabei, aus vorhandenem Wissen praxistaugliche Strukturen zu entwickeln.
