Wenn die notwendige Verbesserung an fehlender Zeit scheitert
Ein neues ERP-System einführen, die Dokumentenablage modernisieren oder wiederkehrende administrative Arbeiten automatisieren: In vielen Schweizer KMU und sozialen Organisationen gibt es solche Vorhaben schon seit längerer Zeit.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Weniger manuelle Arbeit, klarere Abläufe und eine geringere Fehleranfälligkeit würden das Team im Alltag spürbar entlasten.
Trotzdem werden diese Projekte immer wieder verschoben.
Nicht weil die Verantwortlichen den Nutzen nicht erkennen. Sondern weil die Mitarbeitenden bereits vollständig mit den bestehenden Abläufen ausgelastet sind.
Genau darin liegt ein klassisches Huhn-Ei-Problem: Du brauchst zunächst zusätzliche Zeit, um langfristig Zeit einzusparen.
Warum ineffiziente Prozesse ihre eigene Verbesserung verhindern
Stell dir vor, eine Organisation verarbeitet zahlreiche administrative Vorgänge noch immer manuell.
Informationen werden mehrfach erfasst, Dokumente zwischen verschiedenen Systemen übertragen und wiederkehrende Aufgaben von Hand kontrolliert.
Alle Beteiligten wissen, dass ein moderneres System einen Teil dieser Arbeit vereinfachen könnte.
Doch für die Einführung braucht es zunächst zusätzliche Ressourcen.
Anforderungen müssen geklärt, geeignete Lösungen evaluiert, Daten vorbereitet, Prozesse angepasst und Mitarbeitende geschult werden.
Währenddessen muss das Tagesgeschäft unverändert weiterlaufen.
Das bestehende System beansprucht also genau jene Kapazitäten, die für seine Ablösung notwendig wären.
Je länger die Verbesserung aufgeschoben wird, desto länger bleibt auch der unnötige Arbeitsaufwand bestehen.
Der Preis des Wartens wird häufig unterschätzt
Bei der Einführung neuer Systeme konzentriert sich die Diskussion oft auf die einmaligen Projektkosten.
Mindestens genauso interessant ist jedoch die Frage, was die bestehenden Abläufe weiterhin kosten.
Ein vereinfachtes Beispiel:
Sechs Mitarbeitende verlieren durch wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte täglich je zehn Minuten.
Das entspricht insgesamt einer Stunde pro Arbeitstag.
Bei angenommenen 220 Arbeitstagen summiert sich dieser Zusatzaufwand auf 220 Arbeitsstunden pro Jahr.
Nicht jede dieser Stunden lässt sich durch Digitalisierung einsparen. Auch führen frei werdende Kapazitäten nicht automatisch zu tieferen Personalkosten.
Das Beispiel zeigt aber, weshalb Abwarten ebenfalls wirtschaftliche Folgen haben kann.
Die vorhandenen Ressourcen bleiben gebunden, obwohl sie möglicherweise sinnvoller für fachliche Aufgaben, Kunden oder die Betreuung von Menschen eingesetzt werden könnten.
Warum sich das Problem nicht immer intern lösen lässt
Eine häufige Reaktion auf solche Engpässe lautet: Sobald es etwas ruhiger wird, nehmen wir das Projekt in Angriff.
Doch in vielen Organisationen treten diese ruhigeren Phasen kaum ein.
Dringende Aufgaben haben Vorrang, und geplante Verbesserungen rücken immer wieder in den Hintergrund.
Dieses Problem betrifft nicht nur Digitalisierungsvorhaben. Weshalb interne Projekte trotz klarer Verantwortlichkeiten oft nicht vorwärtskommen, erläutere ich ausführlicher im Beitrag Das Nebenbei-Projekt: Warum interne Projekte nicht vorwärtskommen.
Beim Huhn-Ei-Problem kommt jedoch ein zusätzlicher Aspekt hinzu: Die notwendige Veränderung könnte selbst die Kapazitäten schaffen, die aktuell für ihre Umsetzung fehlen.
Deshalb kann es sinnvoll sein, diesen Kreislauf durch eine gezielte, zeitlich begrenzte Entlastung zu unterbrechen.
Zwei Wege, um den Ressourcenengpass zu durchbrechen
Je nach Ausgangslage bieten sich zwei unterschiedliche Modelle an.
1. Externe Projektleitung und Umsetzung
Bei dieser Variante übernimmt ein externer Projektpartner die vereinbarte Projektorganisation und wesentliche Umsetzungsaufgaben.
Beispielsweise bei der Einführung eines neuen Verwaltungssystems:
Ich strukturiere das Vorhaben, koordiniere die beteiligten Personen und Anbieter, bereite Entscheidungsgrundlagen vor und begleite die Umsetzung.
Das interne Team liefert die notwendigen fachlichen Anforderungen und wird dort einbezogen, wo sein Wissen entscheidend ist.
Die übergeordneten Entscheidungen bleiben bei der Organisation.
Der Vorteil: Das Projekt erhält eigene Umsetzungskapazität, ohne dass deine Mitarbeitenden zusätzlich die gesamte Projektorganisation tragen müssen.
2. Operative Entlastung während der internen Projektarbeit
Manchmal verfügt das interne Team bereits über die notwendigen Kompetenzen und möchte das Projekt selbst umsetzen.
Was fehlt, ist lediglich die verfügbare Zeit.
In diesem Fall kann es sinnvoll sein, bestimmte administrative oder organisatorische Aufgaben vorübergehend extern zu vergeben.
Dadurch entstehen gezielte Freiräume, in denen sich die verantwortlichen Mitarbeitenden auf das Entwicklungsprojekt konzentrieren können.
Dieses Modell setzt voraus, dass die betreffenden Routineaufgaben klar abgegrenzt, übertragbar und mit vertretbarem Einarbeitungsaufwand verbunden sind.
Der Vorteil: Das Projekt bleibt intern geführt, während die notwendige Zeit durch zusätzliche operative Unterstützung geschaffen wird.
Welcher Weg ist für deine Organisation sinnvoll?
Nicht jedes Projekt benötigt dieselbe Form der Unterstützung.
Drei Fragen helfen bei der Entscheidung:
- Wo liegt das notwendige Fachwissen? Verfügt das interne Team bereits über die Kompetenzen für die Umsetzung?
- Was verursacht den eigentlichen Engpass? Fehlt vor allem Projektmanagement-Kapazität oder Zeit für die fachliche Mitarbeit?
- Welche Aufgaben lassen sich sinnvoll übertragen? Wo entsteht durch externe Unterstützung tatsächlich mehr Freiraum, als für deren Koordination benötigt wird?
Gerade die letzte Frage ist wichtig.
Externe Unterstützung soll die Organisation entlasten und nicht durch zusätzliche Abstimmungen neue Arbeit erzeugen.
Gezielte Entlastung durch die ZIELGERADE AG
Mit meiner ZIELGERADE AG unterstütze ich Schweizer KMU und soziale Organisationen dabei, solche Ressourcenengpässe pragmatisch zu überwinden.
Je nach Auftrag übernehme ich die operative Projektumsetzung oder entlaste gezielt bei geeigneten administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Dabei kläre ich gemeinsam mit dir, welche Form der Unterstützung den grössten Nutzen schafft.
Das Ziel ist nicht, möglichst umfangreiche Projekte auszulösen, sondern bestehende Blockaden mit einem angemessenen Aufwand zu beseitigen.
So können wichtige Verbesserungen vorankommen, ohne dass das laufende Tagesgeschäft vernachlässigt wird.
Manchmal braucht es zunächst mehr Kapazität, um später weniger Aufwand zu haben
Wer seine Prozesse nachhaltig verbessern möchte, muss häufig zuerst investieren.
Nicht nur finanziell, sondern auch in Form von Zeit, Aufmerksamkeit und Projektarbeit.
Wenn diese Ressourcen intern fehlen, muss das nicht bedeuten, dass ein wichtiges Vorhaben auf unbestimmte Zeit verschoben werden muss.
Manchmal ist zusätzliche Unterstützung genau der Schritt, der notwendig ist, um langfristig ohne diesen zusätzlichen Aufwand auszukommen.
Welches Projekt würde deine Organisation im Alltag deutlich entlasten, bleibt aber gerade wegen fehlender Zeit liegen?
Schreib mir gerne für einen unverbindlichen Austausch. Ich prüfe mit dir, wie ich diesen Engpass gezielt überbrücken kann.
