Wenn wichtiges Wissen nur bei einer Person liegt
In vielen Schweizer KMU und sozialen Organisationen fehlen die personellen und finanziellen Ressourcen, um sämtliche Aufgaben mehrfach abzudecken.
Das ist wirtschaftlich nachvollziehbar und ermöglicht gerade kleineren Organisationen oft schlanke und effiziente Strukturen.
Diese Arbeitsweise birgt jedoch ein Risiko, das im Tagesgeschäft häufig unterschätzt wird:
Erfolgskritisches Wissen konzentriert sich auf einzelne Schlüsselpersonen.
Über Jahre entstehen dadurch sogenannte Wissensinseln. Einzelne Mitarbeitende verfügen über Spezialwissen, das für die Organisation unverzichtbar ist, jedoch nirgendwo systematisch dokumentiert wurde.
Solange diese Personen verfügbar sind, fällt das Problem kaum auf.
Warum funktionierende Standardprozesse Sicherheit vortäuschen
Im normalen Arbeitsalltag funktionieren die meisten Abläufe problemlos.
Wiederkehrende Aufgaben sind bekannt und können häufig von mehreren Mitarbeitenden übernommen werden.
Schwieriger wird es bei aussergewöhnlichen Situationen:
- Ein komplexer Spezialfall erfordert besondere Fachkenntnisse.
- Eine wichtige Entscheidung basiert auf historischen Abmachungen.
- Ein selten genutzter Prozess muss plötzlich wieder durchgeführt werden.
- Eine technische Anwendung funktioniert nicht wie gewohnt.
- Eine Schlüsselperson fällt unerwartet aus oder verlässt die Organisation.
Plötzlich stellt sich heraus, dass entscheidende Informationen ausschliesslich im Kopf einer einzigen Person vorhanden sind.
Das Problem ist nicht fehlendes Fachwissen, sondern dessen mangelnde Verfügbarkeit innerhalb der Organisation.
Die versteckte Belastung für Führung und Mitarbeitende
Für Führungskräfte entsteht dadurch eine schwer kalkulierbare Abhängigkeit.
Solange die betreffende Schlüsselperson verfügbar ist, scheint alles unter Kontrolle. Bei Ferien, Krankheit oder einem unerwarteten Austritt kann diese Abhängigkeit jedoch unmittelbar zum operativen Problem werden.
Gleichzeitig belastet die Situation auch die betroffenen Mitarbeitenden.
Wer als einzige Person bestimmte Abläufe kennt, bleibt häufig selbst während Abwesenheiten eine wichtige Anlaufstelle.
Das erschwert eine verlässliche Stellvertretung und kann langfristig zu zusätzlichem Druck führen.
Die Lösung scheint offensichtlich: Das vorhandene Spezialwissen müsste systematisch dokumentiert und zugänglich gemacht werden.
Doch genau dafür fehlen im ohnehin ausgelasteten Tagesgeschäft häufig die notwendigen Kapazitäten.
Kritisches Spezialwissen systematisch dokumentieren
Eine wirksame Wissenssicherung bedeutet nicht, möglichst viele Dokumente zu erstellen.
Entscheidend ist vielmehr, das richtige Wissen in einer praxistauglichen Form verfügbar zu machen.
Ein pragmatisches Vorgehen umfasst vier Schritte:
1. Kritische Wissensbereiche identifizieren
Welche Prozesse, Aufgaben oder Entscheidungen hängen besonders stark von einzelnen Mitarbeitenden ab?
2. Risiken und Prioritäten bestimmen
Nicht jedes Spezialwissen muss gleich umfassend dokumentiert werden. Besonders wichtig sind jene Bereiche, deren Ausfall erhebliche Auswirkungen auf den Betrieb hätte.
3. Wissen strukturiert erfassen
Gemeinsam mit den verantwortlichen Fachpersonen werden Abläufe, Besonderheiten und wichtige Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert.
4. Wissen im Arbeitsalltag verfügbar machen
Die Informationen müssen so abgelegt und aufbereitet werden, dass andere Mitarbeitende sie bei Bedarf einfach finden, verstehen und anwenden können.
So entsteht schrittweise eine verlässliche Grundlage für die interne Wissenssicherung.
Externe Projektunterstützung bei der Wissenssicherung
Genau bei solchen Herausforderungen unterstütze ich mit der ZIELGERADE AG Schweizer KMU und soziale Organisationen.
Als externer Projektpartner übernehme ich die strukturierte Planung und Umsetzung der notwendigen Wissenssicherung.
Gemeinsam mit deinem Team identifiziere ich kritische Wissensbereiche, erfasse bestehende Abläufe und entwickle eine geeignete Dokumentationsstruktur.
Dabei geht es nicht darum, möglichst umfangreiche Handbücher zu produzieren.
Das Ziel sind schlanke, verständliche und alltagstaugliche Lösungen, die tatsächlich genutzt werden.
Deine Mitarbeitenden bringen ihr wertvolles Fachwissen ein. Die zeitaufwendige Strukturierung, Dokumentation und Projektkoordination übernehme ich.
Dadurch wird dein Team entlastet, während wichtiges Spezialwissen langfristig für die Organisation verfügbar gemacht wird.
Wissensinseln rechtzeitig auflösen
Wissensinseln entstehen selten bewusst.
Sie sind häufig das Ergebnis langjähriger Erfahrung, gewachsener Verantwortlichkeiten und effizienter Zusammenarbeit.
Problematisch werden sie erst dann, wenn dieses Wissen für andere nicht zugänglich ist.
Eine systematische Wissenssicherung reduziert diese Abhängigkeiten, erleichtert Stellvertretungen und stärkt die organisatorische Handlungsfähigkeit.
Welches kritische Wissen liegt in deiner Organisation aktuell auf den Schultern einer einzigen Person?
Schreib mir gerne eine Nachricht und lass uns unverbindlich besprechen, wie wir dieses Wissen rechtzeitig und pragmatisch sichern können.
